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OFÍCIO-CIRCULAR/CVM/SEP/N°01/2005

Rio de Janeiro, 16 de março de 2005

ASSUNTO: Orientações gerais sobre procedimentos

Senhor Diretor de Relações com Investidores,

Os Ofícios-Circulares emitidos pela Superintendência de Relações com Empresas têm como objetivo principal orientar as companhias abertas sobre aspectos procedimentais que devem ser observados quando do encaminhamento das informações periódicas e eventuais, dentre outros assuntos.

Por meio deste expediente, a Superintendência de Relações com Empresas pretende fomentar a divulgação das informações societárias de forma coerente com as melhores práticas de governança corporativa, visando à transparência e à eqüidade no relacionamento com os investidores e o mercado, bem como minimizar eventuais desvios e, conseqüentemente, reduzir a necessidade de formulação de exigências e aplicação de penalidades.

O presente instrumento, através das recomendações contidas nos itens a seguir relacionados, efetua a consolidação dos Ofícios-Circulares anteriormente emitidos pela Superintendência de Relações com Empresas, resume o disposto no OFÍCIO CIRCULAR/CVM/SGE/N.º 01/2003, bem como acrescenta novas orientações.

Este Ofício-Circular não dispensa a leitura das Normas aplicáveis, devendo ser observada a atualização da legislação societária e da regulamentação da CVM, em especial ocorridas após a presente data.

1. FORMULÁRIOS PERIÓDICOS – ITR, DFP e IAN

1.1.  INFORMAÇÕES TRIMESTRAIS – ITR

1.2.  DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS PADRONIZADAS – DFP

1.3.  INFORMAÇÕES ANUAIS - IAN

1.4.  OBSERVAÇÕES COMUNS AOS FORMULÁRIOS ITR, DFP E IAN

2. DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

3. RELATÓRIOS DAS COMPANHIAS FALIDAS E EM LIQUIDAÇÃO

4. ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA – AGO

5. PRINCIPAIS INFORMAÇÕES EVENTUAIS

5.1.  ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA – AGE E ASSEMBLÉIA ESPECIAL

5.2.  ACORDO DE ACIONISTAS

5.3.  CONVENÇÃO DE GRUPO DE SOCIEDADES

5.4.  ATO E FATO RELEVANTE

5.5.  SENTENÇA DE FALÊNCIA E CONCORDATA

5.6.  VALORES MOBILIÁRIOS DE ADMINISTRADORES E PESSOAS RELACIONADAS

5.7.  PARTICIPAÇÃO ACIONÁRIA RELEVANTE

5.8.  POLÍTICA DE NEGOCIAÇÃO

5.9.  POLÍTICA DE DIVULGAÇÃO

6. CONSEQÜÊNCIAS DA DESATUALIZAÇÃO DE REGISTRO

6.1.   MULTAS COMINATÓRIAS

6.2.   PUBLICAÇÃO DA RELAÇÃO DE COMPANHIAS INADIMPLENTES

6.3.   SUSPENSÃO DE OFÍCIO DO REGISTRO DE COMPANHIA ABERTA

6.4.   CANCELAMENTO DE OFÍCIO DO REGISTRO DE COMPANHIA ABERTA

6.5.   PROCESSO ADMINISTRATIVO SANCIONADOR

7. CANCELAMENTO DE REGISTRO DE COMPANHIA ABERTA

8. ELISÃO DA LISTAGEM DE COMPANHIAS ABERTAS

9. ARTIGO 203 DA LSA

10. ELEIÇÃO DE CONSELHO FISCAL

11. PROJEÇÕES

12. ORÇAMENTO DE CAPITAL

13. CADASTRO DE COMPANHIAS

14. CONSULTAS DE COMPANHIAS ABERTAS

15. SOLICITAÇÕES DE AUDIÊNCIAS A PARTICULARES

16. PEDIDO DE VISTAS DE PROCESSO

17. SISTEMA DE INFORMAÇÕES PERIÓDICAS E EVENTUAIS- IPE

17.1. NOVAS CATEGORIAS NO IPE

17.2. MANUAL DO IPE

1) FORMULÁRIOS PERIÓDICOS – ITR, DFP e IAN

 

As companhias abertas com registro junto à CVM devem atentar para o cumprimento das exigências legais impostas, entre elas, a apresentação de informações periódicas e eventuais, conforme previsto na Instrução CVM nº202/93 e na Instrução CVM nº358/02.

1.1 INFORMAÇÕES TRIMESTRAIS – ITR

O artigo 16, inciso VIII, da Instrução CVM nº 202/93 prevê a entrega dos formulários referentes a informações trimestrais (ITR).

O prazo para a entrega da ITR é de até 45 (quarenta e cinco) dias após o término de cada trimestre do exercício social, excetuando o último, ou quando a empresa divulgar as informações para acionistas, ou para terceiros, caso ocorra em data anterior.

Cabe esclarecer que as informações do último trimestre estarão incluídas no formulário DFP (inciso II do mesmo antigo), que inclui todo o exercício social. Se houver alteração estatutária que redundar em um exercício social maior ou menor do que 1 ano (parágrafo único do artigo 175 da Lei nº 6.404/76), poderá ser o caso de a companhia apresentar mais ou menos do que 3 (três) formulários ITR.

Nos termos da Instrução CVM nº245/96, as companhias abertas com registro para negociação de seus títulos e valores mobiliários em bolsa de valores ou mercado de balcão organizado, e cujo faturamento bruto anual consolidado, no exercício imediatamente anterior, tenha sido inferior a R$ 100.000.000,00, estão dispensadas da apresentação do Relatório de Revisão Especial da ITR (artigo 1º, inciso I, alínea “b”). Para tais Companhias, o prazo de entrega estabelecido no inciso VIII do artigo 16 da Instrução CVM nº202/93 é aumentado em 15 dias, ou seja, passa para 60 (sessenta) dias (artigo 1º, inciso V).

Nos termos do art. 8º da Instrução CVM nº 202/93, caso a Companhia divulgue projeções, estas devem ser informadas e estão sujeitas a um acompanhamento sistemático no formulário de Informações Trimestrais (ITR). Dessa forma, se a companhia fez projeções sobre os seus negócios, a concretização ou não das etapas planejadas deve constar do ITR, já que o formulário é também um instrumento de acompanhamento para os investidores sobre o andamento de projetos da companhia.

Nos termos do parágrafo único do art. 3º da Instrução CVM nº 414/04, as companhias securitizadoras deverão acrescentar aos formulários das Informações Trimestrais – ITR e das Demonstrações Financeiras Padronizadas – DFP:

I - relatório sobre a aquisição, a retrocessão, o pagamento e a inadimplência dos créditos vinculados à emissão de CRI;

II – as demonstrações financeiras independentes, por emissão de CRI sob o regime fiduciário, previstas no art. 12 da Lei nº 9.514, de 20 de novembro de 1997; e,

III – a atualização trimestral dos relatórios de classificação de risco dos CRI emitidos a que se refere o § 7º do art. 7º da Instrução CVM nº 414/04, se for o caso.

Embora inexista previsão no âmbito da Instrução CVM nº202/93, considera-se importante a apresentação das informações trimestrais consolidadas, se for o caso, com vistas a uma divulgação ampla. Assim, procura-se atender ao princípio da entidade na acepção econômica, visto que as empresas, via de regra, reúnem várias entidades jurídicas dentro de uma mesma dimensão econômica.

1.2 DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS PADRONIZADAS – DFP

O art. 16, inciso II da Instrução CVM n.º 202/93 prevê a entrega do formulário Demonstrações Financeiras Padronizadas (DFP). O prazo final para entrega é de até 3 (três) meses após o encerramento do exercício social, ou no mesmo dia de sua publicação pela imprensa ou de sua colocação à disposição dos acionistas, se esta ocorrer em data anterior ao primeiro prazo.

Nos termos do parágrafo único do art. 3º da Instrução CVM nº 414/04, as companhias securitizadoras deverão acrescentar aos formulários das Informações Trimestrais – ITR e das Demonstrações Financeiras Padronizadas – DFP:

I - relatório sobre a aquisição, a retrocessão, o pagamento e a inadimplência dos créditos vinculados à emissão de CRI;

II – as demonstrações financeiras independentes, por emissão de CRI sob o regime fiduciário, previstas no art. 12 da Lei nº 9.514, de 20 de novembro de 1997; e,

III – a atualização trimestral dos relatórios de classificação de risco dos CRI emitidos a que se refere o § 7º do art. 7º da Instrução CVM nº 414/04, se for o caso.

1.3 INFORMAÇÕES ANUAIS - IAN

O formulário de Informações Anuais (IAN) deve ser apresentado por força do artigo 16, inciso IV, da Instrução CVM nº202/93.

O prazo final para a entrega do formulário IAN é de 5 (cinco) meses após o encerramento do exercício social ou no prazo máximo de um mês, a contar da realização da assembléia geral ordinária anual, se este prazo findar-se antes do primeiro, tal como estabelecido nas alíneas “a” e “b” do inciso IV do artigo 16 da Instrução CVM nº 202/93, com a redação dada pela Instrução CVM nº 351/01.

O formulário de Informações Anuais (IAN) deve ser entendido como um documento dinâmico sobre a evolução dos negócios da empresa e não estático, vinculado a determinado exercício social, em que pese o fato de ser fixada uma data para sua apresentação ano a ano.

Nesse sentido, e nos termos do § 7º do art. 1º da Instrução CVM nº 351/2001 (que alterou a redação do artigo 16 da Instrução CVM nº 202/93), o IAN deverá ser atualizado sempre que se verificar a superveniência de quaisquer fatos que alterem informações prestadas, no prazo de dez dias contados da data da ocorrência do fato.

Portanto, é fundamental que as companhias abertas atentem para a necessidade de reapresentar o IAN sempre que se verificarem alterações societárias cujas informações sejam requeridas no formulário, em especial, informações sobre a composição dos membros do conselho de administração, sobre eventuais alterações estatutárias e sobre mudanças na composição acionária.

Em decorrência de sua atualização permanente, pode ocorrer a supressão de informações anteriores e relevantes do formulário IAN, tais como o exercício de mandatos de cargos da administração da companhia em determinado lapso. Nesse caso, de forma a preservar a continuidade lógica e a integridade das informações, orienta-se que os dados eventualmente suprimidos sejam objeto de comentários no quadro 14.03, referente a “Outras informações”.

Salienta-se que, a partir de abril de 2004, informações adicionais passaram a ser exigidas no formulário IAN, tal como explicitado no OFÍCIO/CIRCULAR/CVM/SEP/Nº 03/2004, cabendo às Companhias incluir no referido formulário, dentre outras, as seguintes informações:

-   Identificação do conselho fiscal, bem como quem elegeu cada membro - controladores, preferencialistas ou minoritários ordinaristas (quadro 02.01.02);

-   Indicação sobre quem elegeu cada membro do conselho de administração - se controlador ou não (item 07 do quadro 02.01.01) ;

-   Indicação das ações em circulação no mercado (itens 09 a 14 do quadro 03.01);

-   Informações quanto às práticas de Governança Corporativa (“Pratique ou Explique” - Cartilha de Governança Corporativa da CVM – quadro 20.00);

-   Indicação do endereço eletrônico da companhia na rede mundial de computadores (item 07 do quadro 01.01).  

Cabe salientar que, no caso de registro de emissão pública de valores mobiliários, as informações inseridas no prospecto de emissão devem também fazer parte do IAN.

Importante esclarecer que as companhias em fase pré-operacional deverão fornecer, quando da apresentação do referido formulário, informações atualizadas sobre o andamento do projeto apresentado à CVM por ocasião do pedido de registro, conforme o §1º do artigo 16 da Instrução CVM nº 202/93.

1.4 OBSERVAÇÕES COMUNS AOS FORMULÁRIOS ITR, DFP E IAN

Conforme permite o artigo 14, §1º, da Instrução CVM nº202/93, a CVM poderá dispensar a apresentação de informações periódicas e eventuais, quando os administradores entenderem que sua revelação porá em risco interesse legítimo da companhia, aplicando-se, no que couber, as disposições do artigo 157, §5º, da Lei nº6.404/76 e dos artigos 6º e 7º, §1º, da Instrução CVM nº358/02. 

Segundo os §§ 1º, 2º e 3º do artigo 14, quando os administradores decidirem não revelar a informação, deverão apresentar suas razões, enviando ao Presidente da CVM as informações confidenciais, em documento apartado em envelope lacrado, do qual deverá constar a palavra “Confidencial”.

Em linha com decisão do Colegiado de 13.07.2004 (disponível no site da CVM), as companhias abertas falidas ou em liquidação se encontram dispensadas da prestação de informações previstas nos incisos II, IV, e VIII do artigo 16 da Instrução n°202/93, sendo-lhes exigido em contrapartida, em caráter especial, aquelas enunciadas nos parágrafos 2º e 3º do citado artigo (vide item 3).

 Os prazos finais para entrega dos formulários periódicos são improrrogáveis, porquanto não existe autorização expressa na legislação para que se autorize, sob quaisquer motivos, pedido de prorrogação de prazo de entrega dos formulários.

Coincidindo com sábado, domingo ou feriado nacional, a data final para apresentação dos formulários será o dia útil seguinte, conforme estabelecido pelo art. 66 da Lei nº 9.784, de 29.01.1999.

A companhia aberta que não mantiver seu registro atualizado, nos termos dos artigos 13, 16 e 17 da Instrução CVM nº 202/93, está sujeita à multa cominatória diária, segundo os valores relacionados na tabela constante do artigo 18 da mencionada Instrução, sem prejuízo de responsabilidade dos administradores nos termos dos artigos 9º, inciso V, e 11 da Lei 6.385/76.

Nos termos do OFÍCIO/CIRCULAR/CVM/SEP/Nº 03/2004, a apresentação dos formulários ITR, DFP e IAN, bem como suas reapresentações, é realizada por intermédio do programa CVMWIN, cuja versão 6.0 se encontra, desde 19 de abril de 2004, disponível para download na página da CVM (www.cvm.gov.br), na seção PARTICIPANTES DO MERCADO, item ENVIO DE DOCUMENTOS, subitem PROGRAMA) e na página da Bovespa (www.bovespa.com.br) na seção EMPRESAS, item INFORMAÇÕES PARA AS EMPRESAS e subitem SISTEMA ITR/DFP/IAN.

A nova versão do CVMWIN grava os textos na própria versão do Microsoft Word que está sendo utilizado pelo usuário.

A instalação da nova versão deve ser feita no mesmo diretório em que se encontra a versão anterior e não implica perda de nenhuma informação ali existente. Recomenda-se que, antes da instalação da nova versão, sejam feitos backups dos arquivos existentes. É importante que se faça uma leitura do help do sistema, antes de ser enviado qualquer arquivo eletrônico.

As dúvidas poderão ser esclarecidas pelo e-mail: suporte@cvm.gov.br ou pelos telefones 21 3554 8504 ou 3554 8261.

2) DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

As demonstrações financeiras e, se for o caso, demonstrações consolidadas, elaboradas em conformidade com o artigo 176 da Lei 6.404/76 e com a regulamentação pertinente da CVM, deverão ser apresentadas, conforme estabelecido no inciso I do artigo 16 da Instrução CVM nº 202/93.

O prazo final para entrega das demonstrações financeiras é de até 3 (três) meses após o encerramento do exercício social ou no mesmo dia de sua publicação pela imprensa ou de sua colocação à disposição dos acionistas, se esta ocorrer em data anterior ao primeiro prazo.

As demonstrações devem ser acompanhadas do relatório da administração e do parecer do auditor independente, em um único arquivo no formato doc ou pdf, não se confundindo com suas eventuais publicações em forma resumida, conforme facultado pelo art. 3º da Instrução CVM n.º 207/94.

O envio dessas demonstrações deve ser efetuado por intermédio do Sistema Informações Periódicas e Eventuais (IPE), na categoria “Dados Econômicos Financeiros – Demonstrações Financeiras anuais objeto de publicação”, preenchendo-se os campos referentes às datas e jornais das publicações (vide item 17).

O artigo 133 da Lei 6404/76 prevê a necessidade de publicação das demonstrações financeiras das companhias até 5 (cinco) dias antes da realização da Assembléia Geral Ordinária. Nesse caso, faz-se necessário, também, a publicação de Aviso aos Acionistas, 1 (um) mês antes da AGO, informando da disponibilização das demonstrações de que se trata, na sede da companhia, considerando-se atendida essa exigência se divulgada na página eletrônica da companhia, cabendo o seu arquivamento na CVM na mesma data. Caso a publicação seja feita com antecedência de 1 (um) mês da data da AGO, a publicação do mencionado aviso torna-se desnecessária.

O artigo 289 da Lei nº 6404/76 determina que as publicações ali ordenadas sejam feitas no órgão oficial da União ou do Estado ou do Distrito Federal, conforme o lugar em que esteja situada a sede da companhia, e em outro jornal de grande circulação editado na localidade em que está situada a sede da companhia.

Conforme disposto na Instrução CVM nº 207/94, as companhias abertas cujos valores mobiliários sejam admitidos à negociação em bolsas de valores também deverão efetuar as publicações ordenadas em lei, em jornal de grande circulação, editado na localidade em que se situe a bolsa de valores, na qual nos 2 (dois) últimos exercícios sociais, se tenha verificado a maior quantidade de negócios com valores mobiliários de sua emissão, dispensada sua exigência na hipótese de coincidir aquela localidade com a sede da companhia.

A Instrução CVM nº 207/94 possibilitou, ainda, a publicação das demonstrações financeiras em forma resumida comparativamente com os dados do exercício social anterior, desde que sejam divulgadas, no mínimo, as informações explicitadas em seu artigo 3º.

As publicações serão sempre feitas no mesmo jornal, escolhido em reunião do Conselho de Administração, e qualquer mudança deverá ser precedida de aviso aos acionistas no extrato da ata de assembléia geral ordinária, de acordo com o artigo 2º da referida Instrução e com o §3º do artigo 289 da Lei 6.404/76.

A companhia aberta que não mantiver seu registro atualizado, nos termos dos artigos 13, 16 e 17 da Instrução CVM nº 202/93, está sujeita à multa cominatória diária, segundo os valores relacionados na tabela constante do artigo 18 da mencionada Instrução, sem prejuízo de responsabilidade dos administradores nos termos dos artigos 9º, inciso V, e 11 da Lei 6.385/76.

3) RELATÓRIOS DAS COMPANHIAS FALIDAS E EM LIQUIDAÇÃO

A falência ou liquidação da companhia não a exime de cumprir exigências legais impostas às companhias abertas, notadamente o disposto nos §§ 2º e 3º do art. 16 da Instrução CVM 202/93.

Segundo o §2º do art. 16 da Instrução CVM nº202/93, o síndico das companhias que tenham sido declaradas falidas deverá prestar informações semestrais sobre prazos fixados, etapas atingidas, bens alienados, valores arrecadados, importâncias desembolsadas e outras informações consideradas relevantes para o mercado de valores mobiliários, até 45 (quarenta e cinco) dias após o término do semestre.

No caso das companhias em liquidação extrajudicial, as informações supracitadas deverão ser apresentadas no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias após o término de cada trimestre do exercício social, como dispõe o §3º do art. 16 da Instrução CVM nº 202/93.

Cabe ressaltar que tanto informações sobre o pedido ou confissão de falência quanto a sentença declaratória de falência, conforme consta no art 17, incisos IX e X da Instrução CVM nº 202/93, são informações eventuais que devem ser prestadas pela companhia (vide subitem 5.5), constituindo-se, ainda, em Fato Relevante, nos termos da Instrução CVM nº 358/02.

As informações deverão ser enviadas, obrigatoriamente, por intermédio  do sistema IPE, na página da CVM (http://www.cvm.gov.br) (vide item 17).

A companhia aberta que não mantiver seu registro atualizado, nos termos dos artigos 13, 16 e 17 da Instrução CVM nº 202/93, está sujeita à multa cominatória diária, segundo os valores relacionados na tabela constante do artigo 18 da mencionada Instrução, sem prejuízo de responsabilidade dos administradores (e, quando for o caso, o interventor, o síndico ou o liquidante), nos termos dos artigos 9º, inciso V, e 11 da Lei 6.385/76.

4) ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA – AGO

Segundo o enunciado do artigo 132 da Lei 6.404/76, anualmente, nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, deverá haver uma assembléia geral para tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras, deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos, eleger os administradores e os membros do Conselho Fiscal.

Nos termos do inciso II, do § 1º, do artigo 124, da Lei nº 6404/76, com a redação dada pela Lei n.º 10.303/01, a convocação de assembléia geral de companhia aberta far-se-á mediante anúncio publicado por três vezes, no mínimo, contendo, além do local, data e hora da assembléia, a ordem do dia, e, no caso de reforma do estatuto, a indicação da matéria, sendo o prazo de antecedência da primeira convocação de 15 (quinze) dias e o da segunda convocação, de 8 (oito) dias.

Os editais de convocação de Assembléias Gerais Ordinárias e/ou Extraordinárias devem enumerar, expressamente, na ordem do dia, todas as matérias a serem deliberadas, não se admitindo que sob a rubrica "assuntos gerais" haja matérias que dependam de deliberação assemblear, tal como estabelecido na Instrução CVM nº 341/00, sendo sua transgressão considerada como infração de natureza grave para os fins previstos no § 3º do artigo 11 da Lei no 6.385/76.

Adicionalmente, cabe ressaltar que, no caso de eleição do Conselho de Administração com adoção da sistemática do voto múltiplo, nos termos do artigo 141, da Lei 6404/76, o percentual mínimo de participação no capital votante necessário à requisição da adoção do voto múltiplo deverá constar, obrigatoriamente, do edital de convocação das Assembléias destinadas à eleição dos membros do Conselho de Administração de companhias abertas, tal como determinado pela Instrução CVM nº 165/91, alterada pela Instrução CVM nº 282/98.

Cópia do edital de convocação da assembléia geral ordinária deverá ser encaminhada à CVM, por meio do sistema IPE, no mesmo dia de sua publicação pela imprensa, conforme o inciso III do artigo 16 da Instrução CVM nº202/93 (vide item 17).

Segundo o disposto nos incisos V e VI do artigo 16 da Instrução CVM nº202/93, deverão ser enviados, igualmente, os sumários de decisões da assembléia geral ordinária, no dia seguinte a sua realização, bem como as atas das AGO’s, em até 10 (dez) dias de sua realização, com indicação das datas e jornais de sua publicação (vide item 17). 

Solicita-se que as atas de AGO arquivadas na CVM contenham a lista de presença, com qualificação dos acionistas, discriminação da quantidade, espécie e classe de ações detidas por cada um, bem como que sejam acompanhadas, no mesmo arquivo, de todos os documentos referenciados na ata e relacionados às deliberações da assembléia, tais como contratos, pareceres e manifestações de votos dissidentes de acionistas.

Cabe ressaltar que, nos termos do artigo 19, inciso II, da Instrução CVM nº202/93, a não observância do prazo fixado no artigo 132 da Lei 6.404/76 para a realização da assembléia geral ordinária é considerada infração de natureza grave.

A companhia aberta que não mantiver seu registro atualizado, nos termos dos artigos 13, 16 e 17 da Instrução CVM nº 202/93, está sujeita à multa cominatória diária, segundo os valores relacionados na tabela constante do artigo 18 da mencionada Instrução, sem prejuízo de responsabilidade dos administradores nos termos dos artigos 9º, inciso V, e 11 da Lei 6.385/76.

5) PRINCIPAIS INFORMAÇÕES EVENTUAIS

5.1 ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA – AGE e ASSEMBLÉIA ESPECIAL

Os editais de convocação de Assembléias Gerais Ordinárias e/ou Extraordinárias devem enumerar, expressamente, na ordem do dia, todas as matérias a serem deliberadas, não se admitindo que sob a rubrica "assuntos gerais" haja matérias que dependam de deliberação assemblear, tal como estabelecido na Instrução CVM nº 341/00, sendo sua transgressão considerada como infração de natureza grave para os fins previstos no § 3º do artigo 11 da Lei no 6.385/76.

Consoante os incisos I, II e III do artigo 17 da Instrução CVM nº202/93, além do envio obrigatório, pelo sistema IPE, dos editais de convocação das assembléias extraordinárias, especiais e de debenturistas, cujas publicações seguem os moldes do artigo 124, § 1º, inciso II da Lei nº 6404/76, as companhias estão obrigadas a encaminhar os sumários das decisões, no dia seguinte a sua realização, e as atas das assembléias, em até 10 (dez) dias de sua realização (vide item 17).

Solicita-se que as atas de Assembléias Gerais Extraordinárias, Especiais e de Debenturistas arquivadas na CVM contenham a lista de presença, com qualificação dos debenturistas ou acionistas, discriminação da quantidade de debêntures e ações (com designação de sua espécie e classe) detidas por cada um, bem como que sejam acompanhadas, no mesmo arquivo, de todos os documentos referenciados na ata e relacionados às deliberações da assembléia, tais como contratos, pareceres e manifestações de votos de debenturistas ou acionistas.

A companhia aberta que não mantiver seu registro atualizado, nos termos dos artigos 13, 16 e 17 da Instrução CVM nº 202/93, está sujeita à multa cominatória diária, segundo os valores relacionados na tabela constante do artigo 18 da mencionada Instrução, sem prejuízo de responsabilidade dos administradores nos termos dos artigos 9º, inciso V, e 11 da Lei 6.385/76.

5.2 ACORDO DE ACIONISTAS

Devem ser encaminhados à CVM, pelo sistema IPE, quando de seu arquivamento na Companhia, os acordos de acionistas sobre a compra e venda de suas ações, preferência para adquiri-las, exercício do direito de voto, ou do poder de controle (artigo 118 da Lei 6.404/76), segundo o inciso IV do artigo 17 da Instrução CVM nº202/93.

A alteração de suas cláusulas, sua extinção em função de termo ou condição resolutiva, ou a celebração de novo acordo de acionistas implica sua atualização junto à CVM.

A companhia aberta que não mantiver seu registro atualizado, nos termos dos artigos 13, 16 e 17 da Instrução CVM nº 202/93, está sujeita à multa cominatória diária, segundo os valores relacionados na tabela constante do artigo 18 da mencionada Instrução, sem prejuízo de responsabilidade dos administradores nos termos dos artigos 9º, inciso V, e 11 da Lei 6.385/76.

5.3 CONVENÇÃO DE GRUPO DE SOCIEDADES

De acordo com o inciso V, do artigo 17 da Instrução CVM nº202/93, a sociedade controladora e suas controladas que constituírem grupos de sociedades, se  obrigando a combinar recursos ou esforços para a realização dos respectivos objetos, ou a participar de atividades ou empreendimentos comuns, se encontram obrigadas a enviar cópia da convenção à CVM, quando de sua aprovação pelas sociedades que o compõe (artigo 265 da Lei 6.404/76).

A companhia aberta que não mantiver seu registro atualizado, nos termos dos artigos 13, 16 e 17 da Instrução CVM nº 202/93, está sujeita à multa cominatória diária, segundo os valores relacionados na tabela constante do artigo 18 da mencionada Instrução, sem prejuízo de responsabilidade dos administradores nos termos dos artigos 9º, inciso V, e 11 da Lei 6.385/76.

5.4 ATO E FATO RELEVANTE

Nos termos do artigo 157, §4º, da Lei 6.404/76 e do artigo 3º da Instrução CVM nº 358/02, cumpre ao Diretor de Relações com Investidores divulgar e comunicar à CVM e, se for o caso, à bolsa de valores e entidade do mercado de balcão organizado em que os valores mobiliários de emissão da companhia sejam admitidos à negociação, qualquer ato ou fato relevante ocorrido ou relacionado aos seus negócios (definido no art. 2º da referida Instrução), bem como garantir por sua ampla e imediata disseminação, simultaneamente em todos os mercados em que tais valores mobiliários sejam admitidos à negociação.

A decisão quanto à divulgação de atos ou fatos relevantes é da competência da própria administração da companhia, cabendo à CVM zelar pela qualidade das informações levadas a mercado, privilegiando a transparência (full disclosure) e coibindo a assimetria de informações.

A legislação societária não impede que informações relevantes sejam veiculadas e discutidas em reuniões de entidades de classe, investidores, analistas ou com público selecionado, no país ou no exterior. Contudo, zelando pelo tratamento eqüitativo de todos os participantes do mercado, e de forma a impedir, inclusive, a possibilidade de uso de informação privilegiada, ela exige que o fato relevante em questão seja divulgado, prévia ou simultaneamente à reunião, para todo o mercado, conforme determinado no §3º do artigo 3º, da Instrução CVM nº 358/02.

Seguindo a orientação exarada no artigo 5º da Instrução CVM n.º 358/02, a divulgação do ato ou fato relevante deve ser feita, sempre que possível, antes do início ou após o encerramento dos negócios nas bolsas de valores e entidades do mercado de balcão organizado em que os valores mobiliários de emissão da Companhia sejam admitidos à negociação.

Respaldada no artigo 3º, §6º, e no artigo 4º da Instrução CVM nº 358/02, a CVM poderá determinar a divulgação, correção, aditamento ou republicação de informação sobre o ato ou fato relevante, bem como solicitar esclarecimentos adicionais sobre a sua divulgação.

No caso em que os acionistas controladores ou os administradores entenderem que a revelação do ato ou fato relevante pode colocar em risco interesse legítimo da Companhia, poderá ser dirigido ao Presidente da CVM requerimento de exceção à imediata divulgação, em envelope lacrado, no qual deve constar a palavra “Confidencial”, conforme artigo 7º, §1º da      Instrução CVM nº 358/02.

A divulgação obedecerá ao procedimento disposto no artigo 289 da Lei 6.404/76, com a publicação em órgão oficial da União ou Estado ou do Distrito Federal, conforme o lugar em que esteja situada a sede da companhia, e em outro jornal de grande circulação editado na localidade em que está situada a sede da companhia.

Conforme artigo 17, inciso VI, da Instrução CVM nº202/93 e OFÍCIO CIRCULAR/CVM/SGE/Nº01/2003, o envio do arquivo do fato relevante se dará por intermédio do sistema IPE, no mesmo dia de sua divulgação pela imprensa (vide item 17).

A companhia aberta que não mantiver seu registro atualizado, nos termos dos artigos 13, 16 e 17 da Instrução CVM nº 202/93, está sujeita à multa cominatória diária, segundo os valores relacionados na tabela constante do artigo 18 da mencionada Instrução, sem prejuízo de responsabilidade dos administradores nos termos dos artigos 9º, inciso V, e 11 da Lei 6.385/76.

Alerta-se que, nos termos do artigo 18 da Instrução CVM nº 358/2002, configura infração grave, para os fins previstos no § 3o do artigo 11 da Lei no 6.385/76, a transgressão às disposições contidas na referida Instrução.

5.5 SENTENÇA DE FALÊNCIA E CONCORDATA

Ressalta-se que, nesse subitem, devem ser consideradas as disposições contidas na nova Lei de Falências, especialmente em relação à substituição da concordata pela recuperação extrajudicial ou judicial.

Nos termos do artigo 17, incisos VIII e X, da Instrução CVM n°202/93, as companhias abertas deverão apresentar à CVM, mediante o sistema IPE, as sentenças concessivas de concordata ou declaratória de falência com a indicação do síndico da massa falida, no mesmo dia de sua ciência pela companhia (vide item 17).

Outrossim, de acordo com os incisos IX e VII, deverão ser prestadas informações (vide item 17) sobre pedido ou confissão de falência, no mesmo dia de sua ciência pela companhia, ou do ingresso do pedido em juízo, conforme for o caso; bem como sobre pedido de concordata, juntamente a seus fundamentos, demonstrações financeiras especialmente levantadas para obtenção do benefício legal e, se for o caso, situação dos debenturistas quanto ao recebimento das quantias investidas, no mesmo dia da entrada do pedido em juízo. As companhias devem atentar para a necessidade imediata de atualização de seu cadastro junto à CVM (vide item 13).

A companhia aberta que não mantiver seu registro atualizado, nos termos dos artigos 13, 16 e 17 da Instrução CVM nº 202/93, está sujeita à multa cominatória diária, segundo os valores relacionados na tabela constante do artigo 18 da mencionada Instrução, sem prejuízo de responsabilidade dos administradores nos termos dos artigos 9º, inciso V, e 11 da Lei 6.385/76.

5.6 VALORES MOBILIÁRIOS DE ADMINISTRADORES E PESSOAS RELACIONADAS

Conforme previsto no artigo 11, caput e §2º, da Instrução CVM nº358/02, quando da apresentação da documentação para registro da companhia como aberta ou imediatamente após a investidura no cargo, os diretores, os membros do conselho de administração, do conselho fiscal e de quaisquer órgãos com funções técnicas e consultivas, criados por disposição estatutária, ficam obrigados a comunicar à CVM, à companhia e, se for o caso, à bolsa de valores e entidade do mercado de balcão organizado nas quais os valores mobiliários da companhia estejam admitidos à negociação, a quantidade, as características e a forma de aquisição dos valores mobiliários de sua emissão e de sociedades controladas ou controladoras, ou a ele referenciados, de que sejam titulares.

Posteriormente, as informações individuais e consolidadas, objeto do artigo 11, da Instrução CVM nº 358/02, devem ser enviadas mensalmente à CVM, até 10 (dez) dias após o término de cada mês. Com o objetivo de se ter uma informação completa e confiável, solicita-se o envio mesmo no caso de não ter sido verificada movimentação ou alteração nas posições dos administradores e pessoas ligadas. Nesse caso, o formulário individual deve ser preenchido com a informação de que, naquele período, não houve negociação do administrador com valores mobiliários da companhia, de sua controlada, de sua controladora ou de sua coligada, repetindo-se os valores do saldo inicial no saldo final.

Consoante o disposto no §3º do artigo 11, as pessoas naturais mencionadas nesse artigo indicarão, ainda, os valores mobiliários que sejam de propriedade de cônjuge do qual não estejam separados judicialmente, de companheiro(a), de qualquer dependente incluído em sua declaração anual de imposto sobre a renda, e de sociedades controladas direta ou indiretamente.  

As informações devem ser encaminhadas em apenas dois arquivos, sendo que um deve conter os formulários das posições individuais detidas pelos administradores e pessoas ligadas, que ficará disponível apenas para os funcionários autorizados da CVM, e o outro, a posição consolidada de cada grupamento (diretoria, conselho de administração e órgãos técnicos ou consultivos), que ficará disponível na página da CVM na rede mundial de computadores. Esclarece-se que o envio deve ser feito pelo DRI, via sistema IPE, que, para isso, deve receber a informação a tempo de cumprir o prazo assinalado pela Instrução.

Alerta-se que, nos termos do artigo 23 da mesma Instrução, o descumprimento das disposições contidas nos artigos 11, §2º, 12 e 16 enseja a aplicação de multa cominatória diária, que incidirá a partir do 1º dia útil subseqüente ao término do prazo para a entrega das informações, independente de intimação, no valor de R$500,00.

Por fim, lembra-se que, nos termos do artigo 18 da Instrução CVM nº 358/02, configura infração de natureza grave, para os fins previstos no §3º do artigo 11 da Lei 6.385/76, a transgressão às disposições da Instrução CVM nº358/02.

5.7 PARTICIPAÇÃO ACIONÁRIA RELEVANTE

Por força do artigo 12 da Instrução CVM nº358/02, qualquer participante do mercado, pessoa física ou jurídica, agindo de forma individual ou em conjunto, que venha a adquirir ou alienar participação de 5% ou mais de espécie ou classe de ações representativas do capital social de companhia aberta, se encontra obrigado a, imediatamente após a operação, comunicá-la à CVM e, se for o caso, à bolsa de valores e entidade do mercado de balcão organizado em que os valores mobiliários sejam admitidos à negociação.

Ressalte-se que a alteração da participação não está exclusivamente atrelada a uma única operação, sendo também aferida de forma cumulativa, e referindo-se à aquisição/alienação/extinção de ações e direitos sobre ações tanto na modalidade onerosa (compra e venda, permuta) como gratuita (doação).

No caso dos adquirentes, é obrigatória a publicação de Fato Relevante na imprensa, nos termos do artigo 289 da Lei 6.404/76. Tal publicação poderá ser dispensada pela CVM (vide Deliberação CVM nº 480/05), se solicitado pelo interessado (§ 5º, art. 12 da Instrução CVM nº 358/02), em função do grau de dispersão das ações da companhia no mercado e da declaração do adquirente no sentido de que suas aquisições não objetivam alterar a composição do controle ou a estrutura administrativa da companhia. A solicitação de que se trata deve ser enviada à Superintendência de Relações com Empresas acompanhada de Comunicado a Mercado divulgado no Sistema IPE, contendo as informações exigidas.

No caso dos alienantes, de acordo com o artigo 12, § 4º, do referido normativo, deverá ser informada a alienação ou extinção de suas ações na companhia aberta a cada vez que atingir o percentual de 5%. Tal divulgação deve ser feita via Comunicado a Mercado, o que não se confunde com a publicação nos termos do caput do artigo 12, não cabendo, portanto, solicitação de dispensa de publicação pela imprensa.

Da declaração, deverão constar as informações elencadas nos incisos I a V do artigo 12 da Instrução CVM nº358/02, sendo importante frisar que deverão ser discriminadas, se for o caso, as empresas controladas e subsidiárias por meio das quais as operações se realizaram.

Os arquivos de Fato Relevante e Comunicado a Mercado supramencionados deverão ser encaminhados ao Diretor de Relações com Investidores da companhia aberta, que fará inserir no Sistema IPE (vide item 17), através do site da CVM, nas respectivas categorias, sendo que, no caso do Fato Relevante, deverão ser preenchidos os campos atinentes às datas e jornais em que foram efetivadas as publicações. 

Alerta-se que, nos termos do artigo 23 da mesma Instrução, o descumprimento das disposições contidas nos artigos 11, §2º, 12 e 16 enseja a aplicação de multa cominatória diária, que incidirá a partir do 1º dia útil subseqüente ao término do prazo para a entrega das informações, independente de intimação, no valor de R$500,00.

Por fim, lembra-se que, nos termos do artigo 18 da Instrução CVM nº 358/02, configura infração de natureza grave, para os fins previstos no §3º do artigo 11 da Lei 6.385/76, a transgressão às disposições da Instrução CVM nº358/02.

5.8 POLÍTICA DE NEGOCIAÇÃO

A política de negociação de valores mobiliários, prevista no artigo 15 da Instrução CVM nº 358/02, é de formulação facultativa. Entretanto, tal política é muito útil para que as companhias estabeleçam norma de conduta para as transações envolvendo, principalmente, as ações de emissão própria.

Em particular, para as companhias que adotem ou que venham a adotar programas de incentivo aos seus empregados e executivos, tais como plano de opções de compra, a elaboração de uma política de negociação de valores mobiliários adquire maior relevância. Assim, ao estabelecer normas internas, as companhias definem uma linha de orientação geral, ao mesmo tempo em que deixam claro aos seus investidores que estão atentas à lisura e transparência de operações envolvendo os valores mobiliários de sua emissão, com destaque àquelas de natureza privada.

Por fim, lembra-se que, nos termos do artigo 18 da Instrução CVM nº 358/02, configura infração de natureza grave, para os fins previstos no §3º do artigo 11 da Lei 6.385/76, a transgressão às disposições da Instrução CVM nº358/02.

5.9 POLÍTICA DE DIVULGAÇÃO

A política de divulgação de ato ou fato relevante é um documento de caráter obrigatório estabelecido no artigo 16 da Instrução CVM nº 358/02, a todas as companhias abertas.

A Instrução CVM nº 358/02 não fez restrição ou exceção à obrigatoriedade da adoção do documento. Portanto, basta a companhia estar regularmente registrada na CVM, independente da organização societária e da natureza dos valores mobiliários emitidos, para ter o dever de adotar a política de divulgação.

Alerta-se que, nos termos do artigo 23 da mesma Instrução, o descumprimento das disposições contidas nos artigos 11, §2º, 12 e 16 enseja a aplicação de multa cominatória diária, que incidirá a partir do 1º dia útil subseqüente ao término do prazo para a entrega das informações, independente de intimação, no valor de R$500,00.

Por fim, lembra-se que, nos termos do artigo 18 da Instrução CVM nº 358/02, configura infração de natureza grave, para os fins previstos no §3º do artigo 11 da Lei 6.385/76, a transgressão às disposições da Instrução CVM nº358/02.

6) CONSEQÜÊNCIA DA DESATUALIZAÇÃO DO REGISTRO

Conforme destacado nos itens anteriores, as companhias abertas devem atentar para o cumprimento das exigências legais impostas, em especial, no que se refere à manutenção de seu registro atualizado.

6.1 MULTAS COMINATÓRIAS

Inicialmente, cabe esclarecer que as multas cominatórias são impostas, independentemente da responsabilização, pelo descumprimento das disposições contidas nos artigos 13, 16 e 17 da Instrução CVM nº202/93 e nos artigos 11, § 2º, 12 e 16 da Instrução CVM nº 358/02. As penalidades previstas no caput do art. 11 (e respectivos incisos de I a VIII) da Lei 6.385/76, por sua vez, é que somente serão impostas com a observância do procedimento previsto no §2º do art. 9º da Lei 6.385/76.

Assim sendo, a companhia que não mantiver seu registro atualizado, nos termos dos artigos 13, 16 e 17 da Instrução CVM nº202/93, estará sujeita à multa cominatória diária, de acordo com as tabelas constantes do art. 18 da mesma Instrução.

Da mesma forma, nos termos do artigo 23 da Instrução CVM nº 358/02, o descumprimento das obrigações contidas nos artigos 11, § 2º, 12 e 16 da referida Instrução enseja a aplicação de multa cominatória diária, que incidirá a partir do 1º dia útil subseqüente ao término do prazo para a entrega das informações, independente de intimação, no valor de R$ 500,00.

Cabe lembrar que, nos termos da Instrução CVM nº 273/98, alterada pela Instrução CVM nº 410/04, da comunicação do ato de cobrança da multa cominatória caberá recurso ao Colegiado da CVM, sem efeito suspensivo, no prazo de dez dias, contados da data do seu recebimento.

Nesse sentido, nos termos do inciso IX da Deliberação CVM nº 463/03, no caso da existência de erro, omissão, obscuridade ou inexatidões materiais na decisão, contradição entre a decisão e os seus fundamentos, o Colegiado apreciará pedidos de reconsideração de sua decisão com relação ao recurso.

Por fim, esclarecemos que a Deliberação CVM nº 447/02, alterada pela Deliberação CVM nº467/04, dispõe, inclusive, sobre o parcelamento para pagamento das multas cominatórias aplicadas.

6.2 PUBLICAÇÃO DA RELAÇÃO DE COMPANHIAS INADIMPLENTES

A Comissão de Valores Mobiliários, nos termos da Deliberação CVM nº178/95, divulga semestralmente aos participantes do mercado a relação das companhias abertas que se encontram com o registro de companhia – de que trata o artigo 21 da Lei nº6385/76, conforme estabelecido na Instrução CVM nº202/93 - desatualizado há mais de 6 (seis) meses.

6.3 SUSPENSÃO DE OFÍCIO DO REGISTRO DE COMPANHIA ABERTA

A companhia aberta que esteja há mais de 3 (três) anos em atraso com a obrigação de prestar informações à CVM terá seu registro suspenso, como estabelecido no artigo 2º da  Instrução CVM nº287/98.

Concomitantemente à suspensão do registro será proposta a instauração de inquérito administrativo para apurar a responsabilidade dos administradores pelo descumprimento das disposições contidas nos arts. 16 e 17 da Instrução CVM nº 202/93, conforme disposto no parágrafo único do art. 3º da Instrução CVM nº 287/98.

Nesse sentido, cabe lembrar que a apuração da responsabilidade dos administradores independe da suspensão de ofício do registro de companhia aberta, estando, inclusive, prevista no artigo 18 da Instrução CVM nº202/93, bem como no artigo 1º, inciso I, alínea “b” da Instrução CVM nº251/96.

Além disso, nos termos do artigo 19 da Instrução CVM nº202/93, constitui hipótese de infração de natureza objetiva, em que poderá ser adotado rito sumário de processo administrativo, quando administradores de companhia aberta e, se for o caso, o interventor, o síndico ou o liquidante deixarem de adotar os procedimentos elencados nos incisos I a III do art. 13 da Instrução CVM nº202/93, lembrando que, nos termos do inciso III do parágrafo único do mesmo artigo, configura-se como infração grave a reincidência da citada infração de natureza objetiva.

6.4 CANCELAMENTO DE OFÍCIO DO REGISTRO DE COMPANHIA ABERTA

O cancelamento de ofício do registro de companhia aberta, previsto no artigo 3º da Instrução CVM nº287/98, será efetuado nas seguintes hipóteses:

a. Extinção da companhia, verificada pela baixa no registro de comércio;

b. Cancelamento do registro comercial, em virtude de haver sido a companhia considerada inativa pela Junta Comercial competente;

c. Baixa, pela Secretaria da Receita Federal, da inscrição no Cadastro Geral de Contribuintes – CGC;

d. Não colocação efetiva junto ao público da totalidade dos valores mobiliários cujo registro de emissão for causa da concessão do registro de companhia aberta;

e. Comprovação da paralisação das atividades da companhia por um prazo superior a três anos, estando seu registro suspenso há mais de um exercício social.

Ressalta-se que, nos termos do art. 7º da Instrução CVM nº287/98, o cancelamento e a suspensão do registro não eximem a companhia, seus controladores e administradores, da responsabilidade administrativa, civil e criminal decorrentes da eventual infringência da legislação que lhes era aplicável, enquanto aberta a companhia.

6.5 PROCESSO ADMINISTRATIVO SANCIONADOR

Conforme previsto no art. 19 da Instrução CVM nº202/93, constitui infração de natureza objetiva, em que será adotado rito sumário de processo administrativo, de acordo com o Regulamento Anexo à Resolução CMN no 1.657/89, deixar de adotar, o administrador de companhia aberta (e quando for o caso, o interventor, o síndico ou o liquidante), os procedimentos elencados nos incisos I a III do art. 13, ressalvada a hipótese prevista no inciso VI do art. 17. Configurando, ainda, infração grave, para os fins previstos no § 3o do art. 11 da Lei no 6.385, de 7 de dezembro de 1976: (NR)

I - o descumprimento do disposto no inciso VI do art. 17 da Instrução CVN nº 202/93;

II - a não-observância do prazo fixado no art. 132 da Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, para a realização da assembléia geral ordinária;

III - a reincidência das infrações de natureza objetiva definidas no caput do art. 19 da instrução CVM nº 202/93.

Por sua vez, nos termos do art. 18 da Instrução CVM nº358/02, configura infração grave, para os fins previstos no § 3o do art. 11 da Lei no 6.385/76, a transgressão às disposições daquela Instrução CVM nº358/02, devendo a CVM comunicar ao Ministério Público a ocorrência dos eventos previstos na referida Instrução que constituam crime.

Assim sendo, e conforme disposto no art. 9º, inciso V, da Lei 6.385/76, a CVM poderá apurar, mediante processo administrativo, a eventual responsabilidade dos administradores (e quando for o caso, o interventor, o síndico ou o liquidante), membros do conselho fiscal e acionistas de companhias abertas pelo descumprimento das disposições contidas nas referidas Instruções.

Nesse sentido, e nos termos do art. 11 da Lei 6.385/76, as penalidades previstas nos incisos I a VIII do mesmo artigo somente serão impostas com observância do processo administrativo mencionado no parágrafo anterior.

7) CANCELAMENTO DE REGISTRO DE COMPANHIA ABERTA

O cancelamento de registro de companhia aberta deve ser precedido de uma Oferta Pública de Aquisição de Ações, formulada pelo acionista controlador ou pela própria companhia aberta e tendo por objeto todas as ações de emissão da companhia objeto, tal como disposto no § 4º do art. 4º da Lei 6.404/76 e de acordo com o procedimento regulamentado pela Instrução CVM nº361/02, ressalvadas as situações dispostas nos artigos 17 e 18.

Conforme previsto no artigo 34 da mencionada Instrução, situações excepcionais que justifiquem a aquisição de ações sem oferta pública ou com procedimento diferenciado serão apreciadas pelo Colegiado da CVM, para efeito de dispensa ou aprovação de procedimento e formalidades próprios a serem seguidos, inclusive no que se refere à divulgação de informações ao público, quando for o caso.

A constituição de subsidiária integral não traz como conseqüência o cancelamento do registro da Companhia. Nesses casos, faz-se necessário o encaminhamento de pedido de cancelamento de registro, formalizando o pleito, sem o quê a companhia, embora subsidiária integral, continua passível de todas as obrigações e penalidades previstas na regulamentação vigente, inclusive aquelas referentes à manutenção da atualização do registro mantido junto a esta CVM.

A transgressão aos dispositivos da Instrução CVM nº361/02, consoante seu artigo 36, é considerada infração de natureza grave, para efeito do disposto no artigo 11, §3º da Lei 6.385/76.

Todos os documentos relacionados a eventos ocorridos anteriormente à data do cancelamento do registro da companhia, assim como os formulários ITR, DFP e IAN com data de vencimento de entrega anterior àquela data são de apresentação obrigatória.

A companhia é devedora da taxa de fiscalização referente ao trimestre em que ocorrer seu cancelamento. Caso a companhia tenha o seu registro cancelado no 1º trimestre, deve informar à CVM o seu patrimônio líquido do exercício anterior (que servirá como base de cálculo à referida taxa) por meio de documentação comprobatória, como, por exemplo, a publicação das demonstrações financeiras.

8) ELISÃO DA LISTAGEM DE COMPANHIAS ABERTAS

Consoante o artigo 219 da Lei 6.404/76, a companhia extingue-se pelo encerramento da liquidação, bem como pela incorporação ou fusão, e pela cisão com versão de todo o patrimônio em outras sociedades.

Nos casos de incorporação, fusão ou cisão, o cancelamento do registro da companhia decorre da sua extinção, sendo a companhia elidida da listagem de companhias abertas a partir da data da AGE que tiver deliberado a incorporação, fusão ou cisão, independentemente da data de homologação por órgão governamental. Além do envio obrigatório da Ata da respectiva AGE pelo sistema IPE, solicita-se que a companhia comunique formalmente à Superintendência de Relações com Empresas a sua extinção.

Todos os documentos relacionados a eventos ocorridos anteriormente à data da referida extinção, assim como os formulários ITR, DFP e IAN com data de vencimento de entrega anterior àquela data são de apresentação obrigatória.

A companhia é devedora da taxa de fiscalização referente ao trimestre em que ocorrer a sua extinção. Caso a companhia seja extinta no 1º trimestre, deve informar  à CVM o seu patrimônio líquido do exercício anterior (que servirá como base de cálculo à referida taxa) por meio de documentação comprobatória, como, por exemplo, a publicação das demonstrações financeiras. 

Aproveita-se para lembrar que, tendo em vista o artigo 223, §3º, da Lei 6.404/76, se a incorporação, fusão ou cisão envolver companhia aberta, a sociedade que a suceder será também aberta, devendo obter o respectivo registro e, se for o caso, promover a admissão de negociação das novas ações no mercado secundário, no prazo máximo de 120 (cento e vinte) dias, contados da data da assembléia que aprovou a operação, observando as normas pertinentes baixadas pela Comissão de Valores Mobiliários.

Na forma do § 4º, o descumprimento do disposto no artigo 223, §3º, dá ao acionista direito de retirar-se da companhia, mediante o reembolso do valor das suas ações (artigo 45), nos 30 (trinta) dias seguintes ao término do prazo nele referido, observando o disposto nos §§ 1º e 4º do artigo 137.

9) ARTIGO 203 DA LSA

O artigo 203 da Lei 6.404/76 determina que o disposto nos artigos 194 a 197 e 202, não prejudicará o direito dos acionistas preferenciais de receber os dividendos fixos ou mínimos a que tenham prioridade, inclusive os atrasados, se cumulativos.

Conseqüentemente, as reservas mencionadas nos artigos 194 a 197 não podem ser constituídas em detrimento dos dividendos fixos ou mínimos, tampouco o disposto no artigo 202, todos da Lei nº 6.404/76, pode vir a prejudicar essa distribuição. Assim, se houver lucro, ainda que não realizado, os dividendos fixos ou mínimos deverão ser distribuídos.

10) ELEIÇÃO DE CONSELHO FISCAL

A Lei nº 6.404/76 estabeleceu, no artigo 161, § 4º, letra "a", que os titulares de ações preferenciais sem direito a voto ou com voto restrito terão direito de eleger, em votação em separado, um membro e respectivo suplente; igual direito terão os acionistas minoritários, desde que representem, em conjunto, dez por cento ou mais das ações com direito a voto.

Ao interpretar o referido dispositivo, a CVM expôs o seu entendimento, por meio do Parecer de Orientação CVM nº 19/90, no sentido de que para não se tornar meramente nominal o direito atribuído por lei aos preferencialistas, deve-se entender que, da votação em separado desses acionistas para a eleição de seu representante no Conselho Fiscal, não poderão participar os acionistas controladores, ainda que portadores também de ações preferenciais. Tal participação, se admitida, redundaria em cerceamento efetivo do direito essencial de fiscalizar e em representação não eqüitativa dos interesses, não raramente contrários, que a lei buscou proteger.

Nesse sentido, o entendimento da Superintendência de Relações com Empresas, em consonância com o disposto no Parecer de Orientação nº 19/90, é de que, da eleição em separado para o conselho fiscal pelos acionistas preferencialistas (artigo 161 da Lei 6.404/76), não devem participar (elegendo) quaisquer acionistas que não se insiram no conceito de minoria que a lei buscou proteger, ou seja, além dos controladores, também não devem participar pessoas vinculadas a eles.

11) PROJEÇÕES

A divulgação de projeções é informação de natureza relevante, sujeita às determinações da Instrução CVM nº 358/02.

A Instrução CVM nº 202/93, em seu artigo 8º, faculta a apresentação de projeções empresariais, determinando, entretanto, que, quando divulgadas, sujeitam a companhia a adotar os seguintes procedimentos:

I - apresentar, com clareza, para cada um dos itens e períodos projetados, as premissas e memórias de cálculos utilizados;

II - apresentar, quando da prestação de informações trimestrais indicadas no artigo 16, inciso VIII, confronto entre as projeções elaboradas e os resultados efetivamente obtidos no trimestre, indicando com clareza e exatidão os motivos que levaram a desvios das projeções anteriormente feitas; e

III - quando, a juízo dos administradores, com base em sólidos motivos, as projeções deixarem de ter validade ou forem modificadas, divulgar o fato ao mercado, de imediato, na forma prevista pelo artigo 157, § 4o, da Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e Instrução CVM no 358/84, juntamente com as suas razões.

12) ORÇAMENTO DE CAPITAL

O artigo 196 da Lei 6404/76 prevê a possibilidade de retenção de parcela do lucro líquido do exercício social para re-investimento na companhia, desde que mediante proposta da administração justificada por orçamento de capital, aprovado previamente ou na própria AGO que delibere sobre a destinação do resultado, como se pode ver in verbis:

Retenção de Lucros

 

Art. 196. A assembléia geral poderá, por proposta dos órgãos da administração, deliberar reter parcela do lucro líquido do exercício prevista em orçamento de capital por ela previamente aprovado.

 

§ 1o O orçamento, submetido pelos órgãos da administração com a justificação da retenção de lucros proposta, deverá compreender todas as fontes de recursos e aplicações de capital, fixo ou circulante, e poderá ter a duração de até cinco exercícios, salvo no caso de execução, por prazo maior, de projeto de investimento.

 

§ 2o O orçamento poderá ser aprovado na assembléia geral ordinária que deliberar sobre o balanço do exercício.

Sob o ponto de vista econômico, a retenção de lucros na companhia se justifica sempre que a taxa de retorno do re-investimento na sociedade superar o custo de oportunidade do capital. Ao impor, às companhias, a apresentação de orçamento de capital para demonstrar as vantagens econômicas aos investidores tolhidos do recebimento de dividendos no presente, perante oportunidades mais rentáveis no futuro, a lei procurou proteger o direito desses frente à discricionariedade do controlador nas deliberações sobre a destinação do resultado.

Investimento de capital deve ser entendido como todas as aplicações de recursos com vistas à obtenção de retornos compensadores por vários períodos futuros, distinguindo-se de outras modalidades cujos retornos só ocorrem no exercício corrente. Com efeito, as decisões de longo prazo são as que mais afetam a lucratividade das empresas, pelo que, se faz necessária sua plena divulgação aos maiores interessados, os sócios da companhia. Por conta do comprometimento de grande soma de recursos durante longo período de tempo, tais decisões são de difícil retroatividade, podendo, até mesmo, pôr em risco a continuidade da companhia.

Tendo em vista que a relevância do re-investimento de lucros como fonte de financiamento das empresas, a lei estabeleceu como obrigatório o fornecimento, aos investidores, da adequada informação quanto à utilização dos recursos pela companhia, em detrimento da realização do investimento pela via da distribuição de dividendos no presente. Daí a necessidade de a administração apresentar, em assembléia, um relatório financeiro, denominado orçamento de capital, que evidencie todas as aplicações e fontes de recursos, por um prazo máximo de 5 anos. Reconhecendo a existência de inúmeras oportunidades com maturações maiores, excepcionou esse limite quinqüenal, desde que, mediante elaboração de projeto de investimento, comprovando o uso dos recursos em aplicações por prazos maiores, cujo elevado grau de exposição ao risco implicará em melhor divulgação de informações aos investidores.

É importante registrar a necessidade de acompanhamento dos dados de orçamento, a fim de comprovar o acerto, ou não, das necessidades de capital no momento das inversões, bem como da performance auferida. Nos termos do artigo 8º da Instrução CVM nº 202/93, a faculdade de apresentar projeções deve observar os procedimentos ali descritos, e, além disso, far-se-á necessário, após a aprovação do orçamento de que aqui se trata, seja em assembléia extraordinária anterior à AGO, seja na própria assembléia ordinária que delibere a destinação do resultado, de reapresentação do formulário eletrônico IAN, com o preenchimento do quadro 14.01 – Projeções Empresariais e/ou de Resultados. Isso se deve ao fato de que, em última análise, retenções de lucros são, também, uma faculdade da administração das companhias.

13) CADASTRO DE COMPANHIAS

As companhias estão obrigadas a atualizar, junto à CVM, seus dados cadastrais, até cinco dias após a ocorrência de qualquer alteração, tendo em vista o disposto no art. 13, inciso III, da Instrução CVM nº202/93.

Conforme estabelecido no artigo 18 da Instrução CVM nº202/93, sem prejuízo da responsabilidade dos administradores nos termos dos artigos 9º, inciso V, e 11 da Lei nº6.385/76, a companhia aberta que não mantiver seu registro atualizado, nos termos dos artigos 13, 16 e 17 da mesma Instrução, ficará sujeita à multa cominatória diária.

Nos termos do artigo 19 da Instrução CVM nº202/93, a não observância dos procedimentos elencados nos incisos I a III do artigo 13 dessa Instrução configura infração de natureza objetiva, em que será adotado rito sumário de processo administrativo, de acordo com o Regulamento Anexo à Resolução CMN nº1.657/89.  A reincidência dessas infrações objetivas constitui infração grave, para os fins previstos no §3º do artigo 11 da Lei nº6385/76.

 O Ofício-Circular/SEP/nº 01/04, de 16 de fevereiro de 2004, comunicou às companhias a implantação do novo sistema de atualização cadastral, cabendo a cada uma efetuar as modificações diretamente na página da CVM na rede mundial de computadores, tendo sido fornecido aos DRI’s uma senha de acesso e orientação de como proceder à atualização cadastral. Portanto, a atualização cadastral de companhias deixou de ser feita de forma automática por meio de importação dos dados inseridos nos formulários ITR, DFP e IAN.

Passaram a ser objeto de atualização cadastral por esse sistema: denominação social e comercial, data da constituição da companhia, endereço, telefone, fax, e-mail, instituição de negociação dos valores mobiliários, setor de atividade, mercado de negociação, situação da companhia e informações do atual auditor independente.

Desse modo, quaisquer dessas alterações devem ser feitas pela companhia e, dependendo do caso, posteriormente ao encaminhamento pelo IPE do ato de alteração (ata de assembléia ou reunião do conselho), pois o sistema só aceitará alterações se for indicado o nº do protocolo do IPE.

 Ressalta-se que a atualização dos dados de DRI, síndico ou liquidante continua sendo feita por meio do IPE (vide item 17).

Informa-se que foi incluído um setor de atividades específico para companhias securitizadoras, que contempla, entre outras empresas, as companhias emissoras de certificados de recebíveis imobiliários (Instrução CVM Nº 414/04) e as companhias abertas que tenham como único objeto social a realização de operação de securitização de recebíveis.

Alerta-se para a manutenção adequada dos dados da companhia nesse sistema de cadastro, de forma a evitar divergências com as informações contidas nos formulários ITR, DFP e IAN.

14) CONSULTAS DE COMPANHIAS ABERTAS

Consultas referentes à aplicação das normas e regulamentos emitidos pela CVM e ao entendimento sobre dispositivos das Leis nos 6.385/76 e 6.404/76 e alterações posteriores, devem ser encaminhadas por escrito, mediante protocolo, pelo Diretor de Relações com Investidores à Superintendência de Relações com Empresas, com a identificação da companhia aberta. Caso a consulta seja efetuada por representantes legais das companhias, deve ser acompanhada por seus respectivos mandatos de representação.

A formulação da consulta deve ser clara quanto ao seu objeto, evitando-se a forma genérica e as consultas em tese, orientando-se no sentido de que sejam apresentados todos os elementos e argumentos julgados importantes para a manifestação conclusiva da CVM.

Consultas em matéria contábil devem ser acompanhadas de manifestação do auditor independente sobre o assunto, de acordo com o disposto no item 27.1 do Ofício-Circular/CVM/SNC/SEP/nº001/05.

15) SOLICITAÇÕES DE AUDIÊNCIAS A PARTICULARES

Os pedidos de agendamento de reuniões com componentes organizacionais da CVM devem ser encaminhados por via eletrônica, através da página da CVM na rede mundial de computadores, selecionando, para tanto, a opção AUDIÊNCIA A PARTICULARES.

Nessa solicitação, deverá constar a especificação clara do assunto a ser tratado, tendo por condição necessária, em se tratando de consultas de empresas, o seu prévio encaminhamento, conforme descrito no item anterior.

16) PEDIDO DE VISTAS DE PROCESSO

Nos termos do §2º do artigo 8º da Lei 6.385/76, são de acesso público todos os documentos e autos de processos administrativos que tramitam ou que se encontrem arquivados na CVM, ressalvados aqueles cujo sigilo seja imprescindível para a defesa da intimidade ou do interesse social, ou cujo sigilo esteja assegurado por expressa disposição legal.

Deve-se ter em vista, ainda, o artigo 46 da Lei 9.784/99 - que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal - que garante aos interessados direito à vista do processo e a obter certidões ou cópias reprográficas dos dados e documentos que o integram, ressalvados os dados e documentos de terceiros protegidos por sigilo ou pelo direito à privacidade, à honra e à imagem. 

No caso de processo administrativo para apuração de atos ilegais e práticas não eqüitativas que seja precedido de etapa investigativa, será assegurado o sigilo necessário à elucidação dos fatos ou exigido pelo interesse público, conforme disposto no §2º do artigo 9º da Lei 6.385/76.

Pedidos de vistas de processos devem ser encaminhados mediante apresentação de requerimento assinado, especificando tratar-se de concessão de vistas e/ou de cópias, com a qualificação dos signatários e, no caso de representantes da empresa, acompanhados dos respectivos mandatos.

A concessão de vista aos autos dependerá de autorização do titular da Superintendência responsável por sua condução, sendo facultada a postergação da concessão de vista no interesse do serviço quando tal providência prejudicar a realização de ato ou a adoção de providências necessárias à condução do processo.

Nos processos administrativos instaurados em razão de pedidos de adiamento de assembléia geral de companhias abertas ou de interrupção da fluência do prazo de sua convocação, nos termos da Instrução CVM nº372/02, não será admitida a concessão de vista, enquanto o processo estiver pendente de decisão.

Além disso, os processos instaurados com a finalidade de averiguar a possível ocorrência de infração às normas legais ou regulamentares cuja fiscalização incumba à CVM serão conduzidos sob sigilo, exceto nos casos em que o requerente tiver sido publicamente indiciado pela CVM como possível autor da infração sob investigação, hipótese em que será considerada obrigatória a concessão de vista.

Cabe ressaltar que o sigilo do processo poderá ser afastado por decisão do Superintendente, quando este considerá-lo desnecessário à elucidação dos fatos e não houver, nos autos, dados ou informações protegidas pelos casos de sigilo assegurados por expressa disposição legal ou para  defesa da intimidade ou do interesse social.

Nos processos administrativos sancionadores, aos acusados será admitida a concessão de vista mediante requerimento dirigido: (i) à Coordenadoria de Controle de Processos, nos processos disciplinados pela Resolução CMN nº454/77; ou (ii) à Superintendência competente, nos processos disciplinados pela Resolução CMN nº 1.657/89.

Os pedidos de vista serão analisados caso a caso, cabendo aos requerentes, na hipótese de indeferimento do pedido, recurso ao Colegiado da CVM, nos termos da Deliberação CVM Nº463/03.

Para os pedidos deferidos, os processos serão disponibilizados na Gerência de Documentação (GAD) desta Autarquia, com a indicação do período de disponibilização através de ofício em resposta à solicitação.

Esclarece-se, por fim, que minuta de Deliberação para reger os procedimentos concernentes a pedidos de vistas encontra-se em análise.

17) SISTEMA DE INFORMAÇÕES PERIÓDICAS E EVENTUAIS – IPE

Desenvolvido em 2003, em parceria com a BOVESPA, o sistema de Informações Periódicas e Eventuais - IPE substituiu o envio físico de informações pela via eletrônica, dando uma divulgação de caráter amplo e disseminado ao mercado de valores mobiliários e ao público interessado.

Os documentos e informações enviados estão disponíveis simultaneamente nas páginas da CVM e da BOVESPA, no caso das companhias lá registradas, à exceção do formulário do comunicado previsto no artigo 11 (individual) da Instrução CVM nº 358/02, não divulgado pela CVM, mas que poderá ser objeto de tratamento especial pela BOVESPA para as que integram o Nível 1, o Nível 2 e o Novo Mercado.

Cumpre às empresas utilizarem correspondências diretas no encaminhamento de suas respostas, questionamentos, recursos às determinações da Superintendência de Relações com Empresas ou petições/representações, não se admitindo o envio via IPE de manifestações direcionadas exclusivamente à CVM.

Tal procedimento indevido tem sido utilizado por algumas companhias, causando, algumas vezes, embaraço a sua própria administração ou dificuldade no acompanhamento de respostas a solicitações ou manifestações desta Superintendência.

As companhias poderão solicitar à CVM o envio de documentos não previstos no sistema para divulgação ao mercado.

As informações enviadas estarão sob a responsabilidade do Diretor de Relações com Investidores (DRI) que deverá, para isto, manter seus dados atualizados no módulo Cadastro DRI.

Deve-se atentar para que os arquivos em formato pdf apresentem uma formatação legível, que facilite a leitura, manipulação e impressão dos documentos pelos interessados.

17.1 NOVAS CATEGORIAS NO IPE

PLANO DE OPÇÕES

As companhias que adotem ou pretendam implementar plano de opções deverão encaminhar, doravante, uma versão eletrônica do documento aprovado em Assembléia Geral, independentemente de haver arquivado uma versão em anexo à ata da deliberação que tenha aprovado o plano. O objetivo de tal medida é facilitar a consulta e o acompanhamento desta Comissão e do público em geral para este tipo de programa corporativo.

ESCRITURAS E ADITAMENTOS DE EMISSÃO DE DEBÊNTURES

Da mesma forma, solicitamos que as companhias passem a encaminhar as versões eletrônicas das escrituras de suas emissões de debêntures e seus aditamentos, tão logo tenham obtido o registro/inscrição de tais documentos nas juntas comerciais ou nos registros de imóveis, sem prejuízo do envio dos atos deliberatórios que as aprovarem.

ATO HOMOLOGATÓRIO DO BANCO CENTRAL

         As instituições financeiras deverão passar a enviar os atos de homologação do banco central, através da nova categoria “ato homologatório do banco central”. Tal obrigação se aplica àquelas decisões e alterações societárias que dependam de aprovação daquele órgão regulador para adquirirem eficácia.

 

                   Foi acrescentado, como alternativa para alteração das informações cadastrais das instituições financeiras, o protocolo do documento em apreço, sem prejuízo ao procedimento adotado, até o momento, de alterações justificadas mediante o protocolo eletrônico de atas de assembléias ou reuniões de conselho de administração.

 

         Importante esclarecer que a alternativa criada, para alteração cadastral, não dispensa o envio dos atos e decisões societários que ensejaram as alterações, ficando as companhias passíveis das sanções cabíveis.

17.2 MANUAL DO IPE

É de todo indispensável a leitura do documento “Manual do IPE”, disponível na página da CVM, que apresenta listagem das categorias de documentos previstos no sistema, classificados pela obrigatoriedade ou não de envio, pela periodicidade de sua divulgação e pela necessidade ou não de publicação pela imprensa, bem como traz orientações quanto ao procedimento de acesso ao sistema (envio e cancelamento de dados e cadastro de DRI).

Atenciosamente,

ELIZABETH LOPEZ RIOS MACHADO

Superintendente de Relações com Empresas